Zásada automatického doplňování prvotní informace o informace druhotné

• Zpracování dat v systému je řízeno zásadou, že prvotní informace se pořizuje pouze jednou, přičemž prochází zpracováním a je automaticky doplňována druhotně vytvořenými informacemi – vzniká komplexní informace, která je připravena k využití v různých formách výstupů.
• Pořizovaná data jsou v průběhu pořízení kontrolována specifickými kontrolami. Hloubka kontrol je řízena prostřednictvím parametrů nastavených na legislativní, podnikové nebo uživatelské úrovni. Legislativní a podnikové kontroly koncová obsluha neovlivní.

Aktuální výstupní informace

• Jednou z nejdůležitějších zásad zpracování dat v systému je možnost získání aktuálních výstupních informací v každém okamžiku (např. pohledávky a závazky, stavy skladů, rozbory atd.).

Vnitropodnikové účetnictví a vnitropodniková třídící hlediska, účtový rozvrh

• Účtový rozvrh je dodáván jen jako vzorový, systém pracuje s rozvrhem podnikovým. Účet je šestimístný, poslední tři místa jsou podnikově volitelná. Třídění formou analytických účtů je určeno jen pro druhové třídění nákladů a výnosů, vzhledem k dále uvedeným možnostem třídění hodnotových údajů se nevyužívá pro vnitropodnikové účetnictví.
• Nedělitelnou součástí systému je vnitropodnikové účetnictví. Jeho zpracování lze nastavit tak, aby kopírovalo potřeby a pravidla účetní jednotky. Systém umožňuje základní třídění informací v rámci účetní jednotky na divize, střediska, provozy, činnosti (výkony), zakázky, osoby, objekty, stroje, regiony.
• Za všechna výše uvedená hlediska lze zpracovat kompletní výsledovku nebo jen výběr z vybraných účtů.
• Povinnost výše uvedeného třídění se nastavuje volitelně na podnikové úrovni, u skupin dokladů nebo až podle jednotlivých analytických účtů.
• Vzorově je v demoverzi nastaveno využívání třídících hledisek až podle účtů, a to na střediska a výkony u všech výsledkových účtů. Při aplikaci se zpravidla doplňuje nastavení podle přání uživatele u vybraných účtů podle strojů (spotřeba PHM, opravy strojů a spotřeba ND), zakázek, případně osob.

Parametry zpracování

• Rozsáhlé možnosti nastavení umožňují splnění různorodých požadavků na úrovni legislativy, podniku i obsluhy. Nastavení legislativní, podnikové a uživatelské je důsledně odděleno.
• Legislativní nastavuje autor systémovými parametry bez možnosti změny uživatelem.
• Podnikové nastavení kopíruje podniková pravidla.
• Uživatelské nastavení zvyšuje přehlednost formulářů a rychlost pořízení dat (může nastavovat i obsluha – zpravidla jen v šablonách).

Komfort obsluhy

• Systém umožňuje poskytnout obsluze maximální komfort práce a maximální úsporu pracovního času. Pořízení dat lze nastavením šablon a podnikových číselníků maximálně racionalizovat. Předpokladem racionalizace jsou správně promítnutá vnitropodniková pravidla do podnikového nastavení a účelně nastavené šablony pro pořízení dat.
• Pořízení dat lze maximálně přizpůsobit podnikovým pravidlům a náplním práce např. současně se zápisem přijaté faktury kontrolovat vystavenou objednávku a při zápisu přijaté faktury likvidovat příjemky (přiřazením a doúčtováním ceny), vystavovat příjemku výběrem dat z vystavených objednávek.
• Pořízení dat podle šablon se v IS IMES se řídí (v rámci legislativních a podnikových parametrů) nastavením šablon. Šablona obsahuje soubor parametrů, který určuje: duplikaci hodnot z předchozího řádku, zastavování kurzoru, zakrývání nepovinných sloupců, způsob nabízení hodnot pro konkrétní údaje (např. číselných řad a dalších opakujících se hodnot), podle nastavení na úrovni podnikových parametrů se řídí i způsoby následného zpracování prvotního dokladu, např. přiřazení předkontace, metoda účtování – ihned při zápisu dokladu nebo následně atd.

Spouštění

• Celý systém se spouští centrálně. Jako výchozí se zobrazuje seznam oblíbených modulů konkrétního uživatele.
  Při spouštění systém kontroluje aktuálnost použitých modulů a v případě potřeby provádí jejich automatickou aktualizaci.

Uživatelé a jejich přístupy k datům

• Přístupy k datům (prohlížení, editace, účtování .. ) jsou řízeny přístupovými právy podle řad.
• Nastavují se správcem systému, efektivní právo je dáno nastavením aplikačních práv IMESu a systémových práv SQL serveru. Při aktualizaci uživatelů probíhá automatická synchronizace s jejich systémovými protějšky.

Import a export dat

• V rámci IMES (základní a detašované pracoviště).
• Jednorázové exporty z ProfES a importy do IMES v průběhu aplikace IS IMES.
• Průběžné importy do účetnictví IMES z důvodu postupné aplikace agend (např. vyúčtování mezd a majetku z ASŘ nebo ProfES).
• Průběžné importy běžných účetních dat, DPH, příp. knih z IMES do účetnictví ProfES z důvodu postupné aplikace účetnictví IMES – zpracování v IMES je možné zahajovat postupně od pokladny, došlých faktur, převodních příkazů, bankovních výpisů, obecného účtování až po kompletní zpracování celé agendy účetnictví, modulu sklady a fakturace v IMES.

Agendy, moduly, knihy prvotních dokladů

• Volitelné sestavování modulů do agend, agendou může být i jeden modul.
• Základním prvkem každého modulu je kniha prvotních dokladů (kniha převodních příkazů, bankovních výpisů, pokladny, faktur, objednávek, obecných účetních dokladů, vnitrofaktur, dokladů nedokončené výroby atd.).
• Existence knih sjednocuje způsoby pořízení, účtování a oprav pro celou skupinu modulů s podobnými pravidly (např. pokladna a bankovní výpisy v úhradách, faktury a skladové doklady atd.).
• Kniha prvotních dokladů modulu obecného účtování může u účetních firem volitelně nahradit knihu faktur, pokladní knihu i knihu bankovních výpisů.

Účetní rok, měsíční a roční uzávěrka agend, období, souběh měsíců a roků

• Účetní rok se nemusí rovnat roku kalendářnímu (lze např. 10.RRRR – 09.RRRR).
• Doklady lze zapisovat i opravovat jen do otevřených účetních roků a období.
• Doplněné období (editací, od řady či uloženého dokladu) je vždy kontrolováno na otevřená období agendy.
• Sestavení agendy je podnikově volitelné (i jeden modul).
• Přechod na nové období (měsíc nebo rok) agendy nelze provést, pokud dané období není otevřené pro celý systém.
• Období systému otevírá hlavní modul systému (vzorově hlavní kniha, pro konkrétní zpracování není podmínkou).
• Součástí měsíční i roční uzávěrky je kontrola zúčtování všech dokladů zapsaných do minulého období.
• Roční uzávěrka se provádí až po konečném zpracování otevřeného účetního roku. V průběhu souběhu roků se provádí jen průběžná aktualizace počátečních stavů (vždy po aktualizaci dat minulého roku).

Doklady

• Automatické a ruční číslování v rámci zvolené řady.
• Aktuální číslo se přiděluje od řady a účetního roku (důležité pro souběh starého a nového účetního roku).
• Faktury, objednávky, příjemky, výdejky, převodky, doklad o zařazení majetku, převodní příkazy, účetní doklady a účetní předkontace lze tisknout v průběhu pořízení nebo následně po pořízení, a to i přes kontextové menu.
• U všech výše uvedených dokladů lze vybrat z celé řady modifikací.
• Lze definovat vlastní uživatelské tisky (stejně jako u sestav).

Opravy prvotních dokladů, uzavřené a neuzavřené doklady

• Opravy v průběhu pořízení dokladu i těsně před jeho uložením (následně po tisku prvotního dokladu) jsou zcela neomezené.
• Následné opravy po uložení prvotních dokladů jsou uživatelsky velice jednoduché. Jedná se o opravy formou editace (hlavička, řádek, nový řádek, výmaz řádku ….), výmazu dokladu, dobropisu a storna. Možnosti využití jednotlivých způsobů oprav se řídí přístupovými právy a stavem dokladu. Stav dokladu po jeho vystavení případně dalších operacích lze nastavit na podnikové úrovni. V uzavřeném dokladu lze editovat jen vybrané texty a vystavovat na jeho základě dobropis případně jiný návazný doklad.
• Opravy základního dokladu se promítají i do odvozeného dokladu (např. oprava faktury do dokladu skladového).
• V případě potřeby lze opravovat i zaúčtované doklady, oprava se automaticky promítá jako opravná účetní operace i do účtování.

Předkontace a účtování prvotních dokladů

• Lze volit účtování současně s vystavením dokladu, nebo následně po vystavení (jednotlivě i dávkově) – nastavuje se podnikově podle skupin dokladů či řad.
• Účetní předpisy lze doplňovat volitelně dle podnikového nastavení následujícími způsoby:
  – přímou editací účtů nebo jejich doplněním od předkontace (doplněná ze šablony nebo pořízená).
  – doplněním účtů od předkontace.
  – předkontace může být pořízená obsluhou nebo doplněná programem.
  – doplňuje se buď ze šablony nebo automaticky odvozením od účetních skupin (US), zadaných hodnot vybraných údajů (např. u zásob odvozením od US druhu změny, US položky, případně dalších US, u mezd odvozením od US druhu mzdy a US osoby atd.).
• Účtování i opravy účtování se u všech prvotních i interních dokladů řídí stejnými principy a mají stejné možnosti nastavení.
• Prvotní doklad se automaticky zapíše do účetního deníku ihned při pořízení i pokud je nezaúčtovaný (formou předkontace i částečné). Z nezaúčtovaných dokladů lze vytisknout Účetní předkontaci, ze zaúčtovaných Účetní doklad. Nezaúčtované zápisy se nepřebírají do účetních sestav (jen do sestav vč. neúčetních dat, využívá se především pro saldokonto).
• Uložení rozpisu prvotního dokladu podle účtů a třídících hledisek již při jeho zápisu podstatně urychlí samotné účtování.

Tiskové sestavy

• Sestavy jsou v systému uloženy centrálně, systémovými číselníky. Autoři nastavují zobrazení v jednotlivých modulech (např. účetní doklady v hlavní knize i v jednotlivých účetních modulech).
• Vlastní uživatelské sestavy (zkopírováním systémové sestavy a její úpravou).
• Základní operativní přehledy.
• Prvotní doklady (faktury, objednávky, pokladní doklady, převodní příkazy apod.).
• Účetní předkontace a účetní doklady.
• Přehledy dat v různém třídění a zobrazení.
• Rozborové sestavy (vzorové i definované uživatelem).
• Výkazy.

Evidence záloh, vystavení zálohových a proforma faktur

• Základem evidence záloh je důsledná identifikace jednotlivých druhů zápisů v saldokontě (očekávaná úhrada zálohy, úhrada zálohy – účetní i neúčetní, odečet záloh – účetní i neúčetní, vyúčtování zálohy – účetní i neúčetní):
  – zápis očekávané úhrady se provede – vystavením nebo zápisem zálohové faktury do KF.
  – zápis úhrady zálohy se provede v PO, BV, kompenzací nebo v OU úhradou fa.
  – zápis odečtu a vyúčtování zálohy se provede při odečtu zálohy ve vyúčtovacím dokladu.
• Evidence záloh je jednotná ve všech modulech (pokladna, banka, faktury, obecné účtování…).
• Zapsaná zálohová faktura se do saldokonta zapisuje formou neúčetního zápisu (očekávaná úhrada za účelem nabízení neuhrazených částek do převodních příkazů, pokladny, bankovních výpisů, popřípadě obecných účetních dokladů).
• Lze zapsat zálohu k úhradě a daňový doklad k přijaté platbě jedním dokladem.
• Podle nastavení šablony se uhrazené zálohy nabízejí k odečtu automaticky nebo vstupem do záložky Zálohy. Automaticky lze odečíst i zálohu neuhrazenou, je možné využít i ruční zápis odečtu zálohy v řádku – je rovnocenný odečtu z nabídnutých úhrad záloh. Je možné odečítat i více záloh u jednoho vyúčtovacího dokladu a navíc i postupně.
• Automatické zápisy úhrad záloh (z pokladny, banky a OU) do saldokonta za účelem nabízení k následnému odečtu.

Odložené platby, jejich likvidace

• Úhrady (v pokladně, bance a obecném účtování), které nemají předpis v saldokontu, se zapisují formou odložených plateb.
• Součástí výše uvedených modulů je i úloha pro likvidaci odložených plateb (neúčetních i účetních).

Využití saldokonta jako zdroj dat pro práci řady úloh

• Saldokonto slouží jako zdroj dat pro celou řadu úloh:
  – pokladna, banka, převodní příkazy a obecné účtování čerpá data neuhrazených faktur a stálých plateb pro úhrady.
  – dále se čerpají data například pro úlohy:
  – vypořádání haléřových rozdílů.
  – kompenzace k návrhu a zúčtování kompenzací pohledávek a závazků.

Přehledy

• Přístup k datům jednotlivých knih (prohlížení, opravy apod.) je řešen v každém modulu jednotně přes formuláře přehledů.
• Zobrazované přehledy jsou plně uživatelsky nastavitelné – viditelné úrovně, zobrazené údaje, filtrování atd.
• Formulář přehledu přímo poskytuje podporu pro rychlé vyhledávání dat, základní analýzy či pro exporty dat do sestav a dalších externích formátů.

Cizí jazyk

• Lokalizace systému je řešena jak na úrovni klientského rozhraní (způsob komunikace s uživatelem), tak na databázové úrovni (způsob a formát ukládání dat).
• Výstupy ze systému (sestavy a výkazy) jsou definovány individuálně pro každý jazyk.
• Výstup a formát rozborů lze interaktivně volit pro různé jazyky.
• Každý uživatel standardně používá svůj výchozí jazyk, ten však lze během práce měnit.

Cizí měna

• Valutová pokladna.
• Přijaté a vystavené faktury v cizích měnách (i s možností ceníkové ceny v třetí měně).
• V částce k úhradě lze přiřadit jiná cizí měna (např. USD) než je ceníková cena v řádku (např. EUR).
• Saldokonto valutové v cizí měně.
• Zápis a vystavení JCD (daňový doklad) s přiřazením k fakturám.
• Kursové rozdíly.

Vazby

• V systému jsou v zásadě dva druhy vazeb, a to vazby mezi moduly a vazby mezi doklady.
• Přehled vazeb mezi moduly.
• Ze všech dokladů je možné zobrazovat detail partnera.
• Z detailu partnera je možné zobrazit veškeré doklady, které k danému partnerovi náleží.
• Ze všech účetních modulů je možné provést vyúčtování (s různým stupněm automatiky – dle nastavení) do hlavní knihy.
• Ze všech modulů je přístupné saldokonto partnera – formou pohledávek a závazků.
• Ze saldokonta je možné zobrazit:
  – prvotní doklad, z kterého vznikl účetní předpis.
  – příslušný převodní příkaz z knihy převodních příkazů.
  – doklad o úhradě (z knihy bankovních výpisů, pokladny nebo kompenzace).
  – účetní doklady, kterým byl zaúčtován předpis a úhrady.
  – upomínku vystavenou na příslušnou neuhrazenou fakturu (z knihy upomínek).
  – penalizační fakturu vystavenou k příslušné faktuře.
  – zálohovou fakturu, která byla na příslušné faktuře odečtená.
• Vazby mezi doklady jsou kaskádovité (viz . dále uvedený přehled).
• Z dokladu postaveného na nejnižším stupni lze zobrazit postupně až doklad postavený nejvýše, např. z objednávky lze zobrazit skladový doklad, z něho fakturu a z ní doklad o úhradě.
• Ke všem dokladům je přiřazen přímo doklad účetní.
• Z prvotních dokladů nebo faktur, ke kterým náleží objednávka, je možné tuto objednávku zobrazit a totéž je možné naopak.
• Z faktury je možné zobrazit prvotní doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad, kompenzaci, ….).
• Z přehledu účetního dokladu je možné zobrazit prvotní doklad (skladový, mzdový, fakturu, pokladní doklad, ….) a naopak.
• Seznam vazeb je vždy zpřístupněn z prohlížeče a platí pro aktuální doklad.